Tên công ty (sau đây gọi là “Công ty”) xây dựng và công bố hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân như sau, nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của chủ thể thông tin theo Điều 30 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân và xử lý nhanh chóng, thuận lợi các khiếu nại liên quan.
Điều 1 (Mục đích xử lý thông tin cá nhân)
Công ty xử lý thông tin cá nhân nhằm các mục đích sau đây. Thông tin cá nhân đang được xử lý sẽ không được sử dụng cho mục đích nào khác ngoài các mục đích dưới đây; trường hợp mục đích sử dụng thay đổi, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết như xin sự đồng ý riêng theo Điều 18 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.
1. Đăng ký và quản lý thành viên trên trang web
Thông tin cá nhân được xử lý nhằm các mục đích: xác nhận ý chí đăng ký thành viên, nhận dạng và xác thực danh tính khi cung cấp dịch vụ dành cho thành viên, duy trì và quản lý tư cách thành viên, xác minh danh tính theo chế độ xác minh danh tính có giới hạn, ngăn chặn việc sử dụng dịch vụ trái phép, xác nhận sự đồng ý của người đại diện hợp pháp khi xử lý thông tin cá nhân của trẻ dưới 14 tuổi, gửi các thông báo, thông tin khác nhau và giải quyết khiếu nại.
2. Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ
Thông tin cá nhân được xử lý nhằm các mục đích: giao hàng, cung cấp dịch vụ, gửi hợp đồng và hóa đơn, cung cấp nội dung, cung cấp dịch vụ theo nhu cầu, xác thực danh tính, xác thực độ tuổi, thanh toán và quyết toán phí, thu hồi công nợ.
3. Giải quyết khiếu nại
Thông tin cá nhân được xử lý nhằm các mục đích: xác minh danh tính người khiếu nại, xác nhận nội dung khiếu nại, liên lạc và thông báo phục vụ việc điều tra sự việc, thông báo kết quả xử lý.
Điều 2 (Thời gian xử lý và lưu giữ thông tin cá nhân)
① Công ty xử lý và lưu giữ thông tin cá nhân trong thời hạn lưu giữ, sử dụng thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật hoặc trong thời hạn lưu giữ, sử dụng đã được chủ thể thông tin đồng ý khi thu thập thông tin cá nhân.
② Thời gian xử lý và lưu giữ từng loại thông tin cá nhân như sau.
1. Đăng ký và quản lý thành viên trên trang web: Cho đến khi thành viên rút khỏi trang web của doanh nghiệp/tổ chức
Tuy nhiên, trong các trường hợp sau đây, thông tin được lưu giữ đến khi lý do đó chấm dứt
1) Trường hợp đang tiến hành điều tra, thanh tra do vi phạm pháp luật liên quan: đến khi kết thúc cuộc điều tra, thanh tra đó
2) Trường hợp còn tồn tại quan hệ công nợ phát sinh từ việc sử dụng trang web: đến khi quyết toán xong quan hệ công nợ đó
2. Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ: Cho đến khi hoàn tất việc cung cấp hàng hóa/dịch vụ và hoàn tất thanh toán, quyết toán phí
Tuy nhiên, trong các trường hợp sau đây, thông tin được lưu giữ đến khi hết thời hạn tương ứng
1) Hồ sơ về giao dịch như niêm yết/quảng cáo, nội dung và việc thực hiện hợp đồng theo “Luật Bảo vệ người tiêu dùng trong thương mại điện tử”
- Hồ sơ về niêm yết/quảng cáo: 6 tháng
- Hồ sơ về hợp đồng hoặc hủy bỏ đề nghị giao kết, thanh toán, cung cấp hàng hóa: 5 năm
- Hồ sơ về xử lý khiếu nại hoặc tranh chấp của người tiêu dùng: 3 năm
2) Lưu giữ dữ liệu xác nhận sự thật viễn thông theo Điều 41 “Luật Bảo vệ bí mật viễn thông”
- Ngày giờ viễn thông của thuê bao, thời gian bắt đầu/kết thúc, số thuê bao đối phương, số lần sử dụng, dữ liệu theo dõi vị trí trạm phát sóng: 1 năm
- Dữ liệu nhật ký truy cập internet/viễn thông máy tính, dữ liệu truy vết địa điểm truy cập: 3 tháng
Điều 3 (Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba)
① Công ty chỉ xử lý thông tin cá nhân của chủ thể thông tin trong phạm vi đã nêu tại Điều 1 (Mục đích xử lý thông tin cá nhân), và chỉ cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba trong các trường hợp thuộc Điều 17 và Điều 18 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân như có sự đồng ý của chủ thể thông tin hoặc theo quy định đặc biệt của pháp luật; ngoài ra, Công ty không cung cấp thông tin cá nhân của chủ thể thông tin cho bên thứ ba.
② Để cung cấp dịch vụ thuận lợi, trong các trường hợp sau, Công ty có thể cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba trong phạm vi tối thiểu cần thiết, sau khi được chủ thể thông tin đồng ý theo Điều 17 khoản 1 mục 1 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.
- Bên nhận thông tin cá nhân: <Ví dụ: Công ty cổ phần thẻ OOO>
- Mục đích sử dụng thông tin cá nhân của bên nhận: <Ví dụ: Hợp tác nghiệp vụ như đồng tổ chức sự kiện và phát hành thẻ tín dụng liên kết>
- Các mục thông tin cá nhân được cung cấp: <Ví dụ: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, thông tin tài khoản thanh toán thẻ>
- Thời gian lưu giữ, sử dụng của bên nhận: <Ví dụ: Trong thời gian giao dịch theo hợp đồng phát hành thẻ tín dụng>
Điều 4 (Ủy thác xử lý thông tin cá nhân)
① Để xử lý công việc liên quan đến thông tin cá nhân được thuận lợi, Công ty ủy thác việc xử lý thông tin cá nhân như sau.
- Nội dung công việc ủy thác
- Bên nhận ủy thác : Imweb Co., Ltd.
- Nội dung công việc ủy thác : Cung cấp hệ thống cho dịch vụ lưu trữ web (hosting) cửa hàng trực tuyến, dịch vụ ứng dụng di động, dịch vụ tiếp thị cùng các dịch vụ bổ sung và liên kết, dịch vụ gửi hộ tin nhắn KakaoTalk Alimtalk, Friendtalk và tin nhắn văn bản, dịch vụ liên kết đơn hàng từ các kênh bán hàng, v.v.
- Bên nhận ủy thác : OOO PG
- Nội dung công việc ủy thác : Xử lý thanh toán và dịch vụ ký quỹ (escrow)
- Bên nhận ủy thác : Đơn vị vận chuyển OOO
- Nội dung công việc ủy thác : Giao hàng
- Bên nhận ủy thác : Trung tâm chăm sóc khách hàng OOO
- Nội dung công việc ủy thác : Tư vấn khách hàng
- Bên nhận ủy thác : OOO
- Nội dung công việc ủy thác : Xác minh danh tính
- **Bên nhận ủy thác lại**
- **Bên nhận ủy thác lại (bên nhận ủy thác) : Imweb Co., Ltd. → Infobip (LLC)**
- **Nội dung công việc ủy thác : Gửi tin nhắn văn bản, gửi tin nhắn thông tin KakaoTalk Alimtalk**
- **Bên nhận ủy thác lại (bên nhận ủy thác) : Imweb Co., Ltd. → Lunasoft Co., Ltd.**
- **Nội dung công việc ủy thác : Gửi tin nhắn văn bản, tin nhắn thông tin KakaoTalk Alimtalk và tin nhắn KakaoTalk Friendtalk**
② Khi ký hợp đồng ủy thác, theo Điều 25 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, Công ty ghi rõ trong hợp đồng và các văn bản liên quan những nội dung về trách nhiệm như: cấm xử lý thông tin cá nhân ngoài mục đích thực hiện công việc ủy thác, các biện pháp bảo vệ về mặt kỹ thuật và quản lý, hạn chế việc ủy thác lại, quản lý và giám sát bên nhận ủy thác, bồi thường thiệt hại; đồng thời giám sát việc bên nhận ủy thác xử lý thông tin cá nhân một cách an toàn.
③ Khi nội dung công việc ủy thác hoặc bên nhận ủy thác có thay đổi, Công ty sẽ công khai ngay thông qua Chính sách xử lý thông tin cá nhân này.
Điều 5 (Quyền của chủ thể thông tin và người đại diện theo pháp luật, cùng phương thức thực hiện quyền)
① Chủ thể thông tin có thể thực hiện các quyền liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân sau đây đối với Công ty vào bất cứ lúc nào.
1. Yêu cầu xem thông tin cá nhân
2. Yêu cầu chỉnh sửa khi có sai sót
3. Yêu cầu xóa
4. Yêu cầu ngừng xử lý
② Việc thực hiện các quyền theo khoản 1 có thể được tiến hành đối với Công ty bằng văn bản, điện thoại, email, fax, v.v., và Công ty sẽ xử lý ngay các yêu cầu đó.
③ Khi chủ thể thông tin yêu cầu chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân do có sai sót, Công ty sẽ không sử dụng hoặc cung cấp thông tin cá nhân đó cho đến khi hoàn tất việc chỉnh sửa hoặc xóa.
④ Việc thực hiện các quyền theo khoản 1 có thể được tiến hành thông qua người đại diện như người đại diện theo pháp luật của chủ thể thông tin hoặc người được ủy quyền. Trong trường hợp này, quý khách cần nộp giấy ủy quyền theo Mẫu số 11 phụ lục của Quy tắc thi hành Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.
⑤ Chủ thể thông tin không được xâm phạm thông tin cá nhân và đời sống riêng tư của bản thân hoặc của người khác mà Công ty đang xử lý, vi phạm Luật Bảo vệ thông tin cá nhân và các quy định pháp luật liên quan.
Điều 6 (Các mục thông tin cá nhân được xử lý)
Công ty xử lý các mục thông tin cá nhân sau đây.
1. Đăng ký và quản lý thành viên trên trang web
Mục bắt buộc : <Ví dụ: họ tên, ngày sinh, tên đăng nhập, mật khẩu, địa chỉ, số điện thoại, giới tính, địa chỉ email, số i-PIN>
Mục tùy chọn : <Ví dụ: tình trạng hôn nhân, lĩnh vực quan tâm>
2. Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ
Mục bắt buộc : <Ví dụ: họ tên, ngày sinh, tên đăng nhập, mật khẩu, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số i-PIN, thông tin thanh toán như số thẻ tín dụng và thông tin tài khoản ngân hàng>
Mục tùy chọn : <lĩnh vực quan tâm, lịch sử mua hàng trước đây>
Điều 7 (Hủy thông tin cá nhân)
① Khi thông tin cá nhân không còn cần thiết do hết thời hạn lưu giữ, đã đạt được mục đích xử lý, v.v., Công ty sẽ hủy thông tin cá nhân đó ngay lập tức.
② Trường hợp thời hạn lưu giữ thông tin cá nhân đã được chủ thể thông tin đồng ý đã hết hoặc mục đích xử lý đã đạt được nhưng vẫn phải tiếp tục lưu giữ thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật khác, Công ty sẽ chuyển thông tin cá nhân đó sang một cơ sở dữ liệu (DB) riêng hoặc lưu giữ ở nơi lưu trữ khác.
③ Trình tự và phương pháp hủy thông tin cá nhân như sau.
1. Trình tự hủy
Công ty lựa chọn thông tin cá nhân phát sinh lý do hủy và tiến hành hủy sau khi được người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân của Công ty phê duyệt.
2. Phương pháp hủy
Đối với thông tin cá nhân được ghi và lưu dưới dạng tệp điện tử, Công ty hủy sao cho không thể khôi phục lại bản ghi; đối với thông tin cá nhân được ghi và lưu trên tài liệu giấy, Công ty hủy bằng cách nghiền nhỏ bằng máy hủy tài liệu hoặc đốt.
Điều 8 (Biện pháp bảo đảm an toàn thông tin cá nhân)
Để bảo đảm an toàn cho thông tin cá nhân, Công ty thực hiện các biện pháp sau.
1. Biện pháp quản lý : Xây dựng và thực hiện kế hoạch quản lý nội bộ, đào tạo nhân viên định kỳ, v.v.
2. Biện pháp kỹ thuật : Quản lý quyền truy cập vào hệ thống xử lý thông tin cá nhân, lắp đặt hệ thống kiểm soát truy cập, mã hóa thông tin định danh duy nhất
và các thông tin tương tự, cài đặt chương trình bảo mật
3. Biện pháp vật lý : Kiểm soát ra vào phòng máy chủ, phòng lưu trữ tài liệu, v.v.
Điều 9 (Việc cài đặt, vận hành và từ chối thiết bị tự động thu thập thông tin cá nhân)
① Để cung cấp dịch vụ phù hợp riêng cho từng người dùng, Công ty sử dụng ‘cookie’ để lưu trữ và thường xuyên truy xuất thông tin sử dụng.
② Cookie là một lượng nhỏ thông tin mà máy chủ (http) vận hành trang web gửi đến trình duyệt trên máy tính của người dùng và được lưu trên máy tính hoặc thiết bị di động của người dùng.
③ Chủ thể thông tin có thể cho phép hoặc chặn cookie thông qua việc thiết lập tùy chọn của trình duyệt web. Tuy nhiên, nếu từ chối lưu cookie, quý khách có thể gặp khó khăn khi sử dụng các dịch vụ được cá nhân hóa.
▶ Cho phép/chặn cookie trên trình duyệt web
- Chrome : Cài đặt trình duyệt web > Quyền riêng tư và bảo mật > Xóa dữ liệu duyệt web
- Edge : Cài đặt trình duyệt web > Cookie và quyền truy cập trang web > Quản lý và xóa cookie và dữ liệu trang web
▶ Cho phép/chặn cookie trên trình duyệt di động
- Chrome: Cài đặt trình duyệt di động > Quyền riêng tư và bảo mật > Xóa dữ liệu duyệt web
- Safari: Cài đặt thiết bị di động > Safari > Nâng cao > Chặn tất cả cookie
- Samsung Internet: Cài đặt trình duyệt di động > Lịch sử duyệt web > Xóa lịch sử duyệt web
④ Công ty thu thập và sử dụng thông tin về hình thức truy cập và sử dụng đối với từng dịch vụ và trang web mà người dùng đã truy cập trong quá trình sử dụng dịch vụ, từ khóa tìm kiếm phổ biến, tình trạng kết nối bảo mật, v.v. nhằm cung cấp thông tin tối ưu cho người dùng.
Điều 10 (Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân)
① Công ty chịu trách nhiệm chung về công tác xử lý thông tin cá nhân, đồng thời chỉ định người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân như dưới đây để giải quyết khiếu nại và bồi thường thiệt hại của chủ thể thông tin liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân.
▶ Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân
Họ tên: OOO
Chức vụ: OOO
Liên hệ: <số điện thoại>, <email>, <số fax>
※ Bạn sẽ được kết nối đến bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân.
▶ Bộ phận phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân
Tên bộ phận: Nhóm OOO
Liên hệ: <số điện thoại>, <email>, <số fax>
② Chủ thể thông tin có thể liên hệ người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân và bộ phận phụ trách về mọi vấn đề liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân, giải quyết khiếu nại, bồi thường thiệt hại, v.v. phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ (hoặc hoạt động kinh doanh) của công ty. Công ty sẽ trả lời và xử lý các yêu cầu của chủ thể thông tin không chậm trễ.
Điều 11 (Yêu cầu truy cập thông tin cá nhân)
Chủ thể thông tin có thể gửi yêu cầu truy cập thông tin cá nhân theo Điều 35 của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân đến bộ phận dưới đây. Công ty sẽ nỗ lực xử lý nhanh chóng yêu cầu truy cập thông tin cá nhân của chủ thể thông tin.
▶ Bộ phận tiếp nhận và xử lý yêu cầu truy cập thông tin cá nhân
Tên bộ phận: OOO
Liên hệ: <số điện thoại>, <email>, <số fax>
Điều 12 (Biện pháp khắc phục khi quyền lợi bị xâm phạm)
Chủ thể thông tin có thể liên hệ các cơ quan dưới đây để được tư vấn và khắc phục thiệt hại do xâm phạm thông tin cá nhân.
1. Ủy ban Hòa giải Tranh chấp Thông tin Cá nhân: (không cần mã vùng) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
2. Trung tâm Tố cáo Xâm phạm Thông tin Cá nhân: (không cần mã vùng) 118 (privacy.kisa.or.kr)
3. Viện Kiểm sát Tối cao: (không cần mã vùng) 1301 (www.spo.go.kr)
4. Cơ quan Cảnh sát Quốc gia: (không cần mã vùng) 182 (ecrm.police.go.kr/minwon/main)
Điều 13 (Áp dụng và thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân)
Chính sách xử lý thông tin cá nhân này được áp dụng từ ngày 20XX. X. X.
